Проблематика
Футбольные лиги, объединяющие десятки клубов, столкнулись с проблемой эффективного управления и обработки массивов документации: от переноса матчей до коммерческих контрактов и качества игровых полей. Традиционный подход к делопроизводству, основанный на обмене электронными письмами и телефонных звонках, приводил к задержкам, недопониманию и увеличению рабочей нагрузки на сотрудников. Необходимость постоянного уточнения статуса документов забирала ценное время и ресурсы, снижая общую эффективность лиги и клубов.Мы предложили интегрированное решение на базе Bitrix24, которое позволило автоматизировать процессы документооборота и общения между клубами и лигой.
Решение с Bitrix24
Система включает в себя следующие ключевые функции:- Личные кабинеты для клубов: уникальная платформа, где каждый футбольный клуб имеет свой личный кабинет с доступом к структурированной информации о сотрудниках лиги, департаментах и других клубах. Это облегчает коммуникацию и обмен документами.
- Трекинг статусов документов: внедренная функция отслеживания статуса документа позволяет клубам в реальном времени видеть, на каком этапе находится их запрос, уменьшая необходимость обращений в лигу для уточнения информации.
- Взаимодействие лиги с клубами: лига может также инициировать отправку документов клубам через их личные кабинеты, что упрощает распространение регламентов, приказов и других важных материалов.
- Автоматизированный документооборот: клубы могут формировать и отправлять документы через определенные бизнес-процессы, что обеспечивает их правильное распределение по соответствующим департаментам лиги без внешнего вмешательства.