Преимущества использования Систем ЭДО

Одним из преимуществ ЭДО является возможность интеграции с другими системами управления, такими как системы управления клиентскими отношениями (CRM) и управления ресурсами предприятия (ERP). 

Это позволяет создать единую автоматизированную систему управления бизнес-процессами, что повышает эффективность работы и уменьшает риски ошибок.

Также следует отметить, что использование ЭДО становится все более актуальным в условиях перехода на удаленный формат работы, который был вызван пандемией COVID-19. Благодаря ЭДО компании могут быстро и безопасно обмениваться документами в онлайн-режиме, что является крайне важным в условиях дистанционной работы. Наконец, использование ЭДО также способствует улучшению экологической ситуации в мире, так как снижает использование бумажных документов и, как следствие, сокращает потребление лесных ресурсов.

В целом, системы электронного документооборота – это важный инструмент для ускорения и упрощения бизнес-процессов, а также для сокращения затрат и улучшения экологической ситуации.

Основная цель использования ЭДО – сократить время на обработку документов, упростить и ускорить взаимодействие между участниками бизнес-процессов. Помимо этого, оно позволяет сократить затраты на бумажные документы, что положительно влияет на экологию.

В России все еще главенствует бумажный документооборот. Такое положение дел связано даже не столько с традициями и определенным консерватизмом руководителей, сколько часто с кризисным положением многих российских компаний, а также с недостаточной активностью государства в вопросах цифровизации. Еще с 2010 года начались попытки движения в правительстве по переводу «всего и вся» в электронный вид, но в реальности такие реформы не быстро осуществляются.

Когда необходим электронный документооборот?

Согласно ст. 22.2 Трудового кодекса РФ работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота. Это означает, что переход на электронный документооборот не является обязательным для работодателя. Каждый в своей компании на этот счет решает сам.

Однако, существует закон, который обязывает с 1 января 2022 года участников оборота маркированных товаров передавать в ЧЗ сведения о движении продукции — вводе в оборот, продаже, выводе из оборота — исключительно через оператора ЭДО. Данное требование закреплено в постановлениях Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021.

Новое решение от 1С «Документооборот 8 КОРП» - это полный пересмотр опыта и знаний, стратегически революционная система электронного документооборота

Опыт применения программы в самых разных областях, постоянное развитие функционала «1С:Документооборот 8», реализация крупных знаковых проектов – это все более склоняет компании делать выбор в пользу решений СЭД от фирмы «1С».

Когда начиналась эпоха «бухгалтерских программ» в 1990-х годах, на российском рынке было много решений. Тогда программа «1С:Бухгалтерия» не занимала лидирующих позиций. Однако уже через 15 лет, начиная с 2005 года, было сложно встретить программу на предприятии отличную от «1С:Бухгалтерия». А на сегодняшний день весь бухучет в России ведется только на решениях фирмы «1С». Это промышленный индустриальный подход к разработке и внедрению программных продуктов, это эффективная модель бизнеса фирмы «1С», работа через сертифицированных партнеров.

Не нужно забывать, что вендор ориентируется на российское законодательство, взаимодействует с государственными органами, чтобы оперативно поддерживать свои программные продукты в актуальном состоянии. Более того, в некоторых случаях консультирует государственные органы по технологиям применения программ в бизнесе и государственных учреждениях. «1С» всегда занимает активную позицию.

Актуальные 1С-системы электронного документооборота

Флагман российского софтверного бизнеса для целей электронного документооборота выпустил несколько продуктов:

• 1С:Документооборот 8 версий для государственных учреждений, и Document management (англоязычная версия для совместных предприятий);

  
  

• 1С:Договоры (легкий продукт для управления договорной деятельностью);

  
  

• 1С:Архив 3.0 (архивное длительное хранение электронных документов);

  
  

• 1С:Документооборот 3.0 (новое поколение СЭД).

  
  

  Это программные продукты, которые работают по варианту трехзвенной архитектуры:

  • Тонкий клиент (легкая программа для пользователя);

  • Сервер 1С (мощное программное обеспечение, управляющее работой пользователей и базами данных);

  • СУБД (система управления базами данных).

  Разработчики 1С сразу использовали эту технологию, к которой зарубежные производители ПО пришли со временем через проблемы и негативный опыт.

  
  

  В структуре СЭД на платформе «1С:Предприятие 8» также присутствуют:

  • Файловые хранилища (файловые ресурсы, куда размещаются файлы, участвующие в документообороте. На разные ресурсы размещаются по заданным условиям разные файлы);

  • Веб-сервер, благодаря которому появляется возможность подключаться к системе документооборота с использованием интернет-технологий, из разных мест и с различных устройств (компьютер, смартфон, планшет).

    
    

  Сервер 1С может быть распределен на разные компьютеры (возможно, находящиеся на разных территориях) – создан кластер серверов. Это позволяет регулировать нагрузку и обеспечить максимальную отказоустойчивость для разных случаев, в том числе связанных с форс-мажорами (землетрясения, наводнения, извержения вулканов).

  
  

  В архитектуру 1С:ДО разработчиками было заложено все многообразие мировых технологий для целей организации электронного документооборота, были применены современные технические решения, существующие в IT-области.

  
  

  Еще одно преимущество «1С:Документооборот 8» (Enterprise content management, ECM) – это прозрачность архитектуры решения, потрясающая настраиваемость и масштабируемость.

  
  

Основные функциональные возможности 1С Документооборота

• Создание любого множества видов документов, используемых в конкретной организации;

  
  

• Настройка каждого вида документа индивидуально с возможностью добавления к стандартным реквизитам любых дополнительных;

  
  

• Задание множества шаблонов для каждого вида документов. В шаблоне могут быть предварительно заполнены (возможно, защищены от изменений) отдельные реквизиты. Сюда могут быть добавлены файлы, настроены правила их автоматического заполнения данными из карточки документа или из связанных данных (например, банковские реквизиты контрагента, указанного в документе);
  

  
  

• Определение маршрутов обработки документов. Шаблоны маршрутов могут быть «свободными» для их использования или жестко заданными для документа. В некоторых случаях, они могут автоматически стартовать по заданным событиям и условиям. Можно также применять условия для автоопределения участников процесса обработки документа;
  

  
  

• Программа содержит функционал управления проектами, интегрированный в управление документами;
  

  
  

• Имеется функционал управления событиями и мероприятиями (совещаниями) с возможностью приглашения участников мероприятия, сбора от них материалов, проведения совещания. Есть механизм принятия решений (протокол совещания) и отправки их на исполнение с последующим контролем, возможна связь с другими мероприятиями компании;
  

• Управление знаниями и корпоративные обсуждения. Механизм позволяет управлять любым свободным информационным контентом;
  

  
  

• Полный контроль над доступами к данным, протоколирование работы пользователей, версионирование объектов;
  

  
  

• Учет трудозатрат при работе пользователей с документами, возможность отслеживать план-факт использования времени, тайм-менеджмент, планирование времени и событий в календаре;
  

  
  

• Возможность сканирования документов с внешних устройств, подключенных к 1С:ДО, загрузки их графических образов сразу в базу данных, распознавании графических образов и использование их далее в поиске;
  

  
  

• Возможность работы через удаленное подключение к СЭД с помощью веб-браузера (в том числе через приложение 1С), с помощью мобильного клиента и мобильного приложения для смартфонов. Все это обеспечивает оперативность работы пользователей и их возможности не быть привязанным к компьютеру в корпоративной локальной сети;
  

  
  

• 1С:ДО легко интегрируется с другими информационными бизнес-системами, часто используется как основа для создания единого IT-пространства компании;
  

  
  

• Система позволяет по заданному расписанию автоматически формировать отчеты и делать рассылку на заданных пользователей. Отчеты можно хранить в 1С:ДО и иметь в дальнейшем выстроенную аналитику динамики показателей отчетов;
  

  
  

• В последних релизах поддерживается внутрикорпоративное взаимодействие сотрудников, видеозвонки, обсуждения документов и даже интеллектуальный чат-бот, который может закрывать самые разные вопросы при работе пользователей;
  

  
  

• Программа поддерживает юридически значимый документооборот (ЭДО) с использованием всех видов электронной подписи. Поддерживает шифрование с помощью ЭП, подписание документов и файлов;
  

  
  

• Программа обеспечивает взаимодействие с аккредитованными операторами электронного обмена документами (поддерживается работа с технологией ЭДО).
  

Как итог, мы можем сделать вывод о том, что 1С:ДО — это по-настоящему флагманское решение. Инструмент, который может обеспечить реализацию самых сложных проектов. Это универсальное и в тоже время простое решение для перехода с бумаги на электронный документооборот. В отличие от зарубежных аналогов, к данной системе Вам никогда не ограничат доступ, и все ваши файлы будут находиться в полной безопасности.