11.04.2023

1С Система электронного документооборота

#Бизнес
Система электронного документооборота (СЭД) — это сервис, который позволяет организовать работу с электронными документами внутри компании. Он автоматизирует делопроизводство, ускоряет процессы, освобождает сотрудников от рутинных задач. Это эффективный и экологичный способ управления документами, ускорения бизнес-процессов и повышения эффективности работы компаний.


Такие системы имеют множество преимуществ. Они ускоряют обмен документами, снижают вероятность ошибок, позволяют управлять документами и контролировать их движение в режиме реального времени. Также благодаря ним можно сохранять документы в электронном виде, что делает их доступными для поиска и анализа.


Однако, использование ЭДО требует определенных знаний и навыков, так как это новая технология, которая может быть непривычной для многих пользователей. Кроме того, безопасность электронных документов – это критически важный аспект, который требует особого внимания и защиты от несанкционированного доступа. В этой статье мы расскажем об основных принципах использования и рассмотрим лидирующую систему электронного документооборота в России.

Преимущества использования Систем ЭДО

Одним из преимуществ ЭДО является возможность интеграции с другими системами управления, такими как системы управления клиентскими отношениями (CRM) и управления ресурсами предприятия (ERP). 


Это позволяет создать единую автоматизированную систему управления бизнес-процессами, что повышает эффективность работы и уменьшает риски ошибок.


Также следует отметить, что использование ЭДО становится все более актуальным в условиях перехода на удаленный формат работы, который был вызван пандемией COVID-19. Благодаря ЭДО компании могут быстро и безопасно обмениваться документами в онлайн-режиме, что является крайне важным в условиях дистанционной работы. Наконец, использование ЭДО также способствует улучшению экологической ситуации в мире, так как снижает использование бумажных документов и, как следствие, сокращает потребление лесных ресурсов.


В целом, системы электронного документооборота – это важный инструмент для ускорения и упрощения бизнес-процессов, а также для сокращения затрат и улучшения экологической ситуации.


Основная цель использования ЭДО – сократить время на обработку документов, упростить и ускорить взаимодействие между участниками бизнес-процессов. Помимо этого, оно позволяет сократить затраты на бумажные документы, что положительно влияет на экологию.


В России все еще главенствует бумажный документооборот. Такое положение дел связано даже не столько с традициями и определенным консерватизмом руководителей, сколько часто с кризисным положением многих российских компаний, а также с недостаточной активностью государства в вопросах цифровизации. Еще с 2010 года начались попытки движения в правительстве по переводу «всего и вся» в электронный вид, но в реальности такие реформы не быстро осуществляются.



Когда необходим электронный документооборот?


Согласно ст. 22.2 Трудового кодекса РФ работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота. Это означает, что переход на электронный документооборот не является обязательным для работодателя. Каждый в своей компании на этот счет решает сам.


Однако, существует закон, который обязывает с 1 января 2022 года участников оборота маркированных товаров передавать в ЧЗ сведения о движении продукции — вводе в оборот, продаже, выводе из оборота — исключительно через оператора ЭДО. Данное требование закреплено в постановлениях Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021.



Новое решение от 1С «Документооборот 8 КОРП» - это полный пересмотр опыта и знаний, стратегически революционная система электронного документооборота


Опыт применения программы в самых разных областях, постоянное развитие функционала «1С:Документооборот 8», реализация крупных знаковых проектов – это все более склоняет компании делать выбор в пользу решений СЭД от фирмы «1С».


Когда начиналась эпоха «бухгалтерских программ» в 1990-х годах, на российском рынке было много решений. Тогда программа «1С:Бухгалтерия» не занимала лидирующих позиций. Однако уже через 15 лет, начиная с 2005 года, было сложно встретить программу на предприятии отличную от «1С:Бухгалтерия». А на сегодняшний день весь бухучет в России ведется только на решениях фирмы «1С». Это промышленный индустриальный подход к разработке и внедрению программных продуктов, это эффективная модель бизнеса фирмы «1С», работа через сертифицированных партнеров.


Не нужно забывать, что вендор ориентируется на российское законодательство, взаимодействует с государственными органами, чтобы оперативно поддерживать свои программные продукты в актуальном состоянии. Более того, в некоторых случаях консультирует государственные органы по технологиям применения программ в бизнесе и государственных учреждениях. «1С» всегда занимает активную позицию.


Актуальные 1С-системы электронного документооборота


Флагман российского софтверного бизнеса для целей электронного документооборота выпустил несколько продуктов:

  • 1С:Документооборот 8 версий для государственных учреждений, и Document management (англоязычная версия для совместных предприятий);


  • 1С:Договоры (легкий продукт для управления договорной деятельностью);


  • 1С:Архив 3.0 (архивное длительное хранение электронных документов);


  • 1С:Документооборот 3.0 (новое поколение СЭД).


    Это программные продукты, которые работают по варианту трехзвенной архитектуры:

    • Тонкий клиент (легкая программа для пользователя);

    • Сервер 1С (мощное программное обеспечение, управляющее работой пользователей и базами данных);

    • СУБД (система управления базами данных).

    Разработчики 1С сразу использовали эту технологию, к которой зарубежные производители ПО пришли со временем через проблемы и негативный опыт.


    В структуре СЭД на платформе «1С:Предприятие 8» также присутствуют:

    • Файловые хранилища (файловые ресурсы, куда размещаются файлы, участвующие в документообороте. На разные ресурсы размещаются по заданным условиям разные файлы);

    • Веб-сервер, благодаря которому появляется возможность подключаться к системе документооборота с использованием интернет-технологий, из разных мест и с различных устройств (компьютер, смартфон, планшет).


    Сервер 1С может быть распределен на разные компьютеры (возможно, находящиеся на разных территориях) – создан кластер серверов. Это позволяет регулировать нагрузку и обеспечить максимальную отказоустойчивость для разных случаев, в том числе связанных с форс-мажорами (землетрясения, наводнения, извержения вулканов).


    В архитектуру 1С:ДО разработчиками было заложено все многообразие мировых технологий для целей организации электронного документооборота, были применены современные технические решения, существующие в IT-области.


    Еще одно преимущество «1С:Документооборот 8» (Enterprise content management, ECM) – это прозрачность архитектуры решения, потрясающая настраиваемость и масштабируемость.



Основные функциональные возможности 1С Документооборота

  • Создание любого множества видов документов, используемых в конкретной организации;


  • Настройка каждого вида документа индивидуально с возможностью добавления к стандартным реквизитам любых дополнительных;


  • Задание множества шаблонов для каждого вида документов. В шаблоне могут быть предварительно заполнены (возможно, защищены от изменений) отдельные реквизиты. Сюда могут быть добавлены файлы, настроены правила их автоматического заполнения данными из карточки документа или из связанных данных (например, банковские реквизиты контрагента, указанного в документе);


  • Определение маршрутов обработки документов. Шаблоны маршрутов могут быть «свободными» для их использования или жестко заданными для документа. В некоторых случаях, они могут автоматически стартовать по заданным событиям и условиям. Можно также применять условия для автоопределения участников процесса обработки документа;


  • Программа содержит функционал управления проектами, интегрированный в управление документами;


  • Имеется функционал управления событиями и мероприятиями (совещаниями) с возможностью приглашения участников мероприятия, сбора от них материалов, проведения совещания. Есть механизм принятия решений (протокол совещания) и отправки их на исполнение с последующим контролем, возможна связь с другими мероприятиями компании;

  • Управление знаниями и корпоративные обсуждения. Механизм позволяет управлять любым свободным информационным контентом;


  • Полный контроль над доступами к данным, протоколирование работы пользователей, версионирование объектов;


  • Учет трудозатрат при работе пользователей с документами, возможность отслеживать план-факт использования времени, тайм-менеджмент, планирование времени и событий в календаре;


  • Возможность сканирования документов с внешних устройств, подключенных к 1С:ДО, загрузки их графических образов сразу в базу данных, распознавании графических образов и использование их далее в поиске;


  • Возможность работы через удаленное подключение к СЭД с помощью веб-браузера (в том числе через приложение 1С), с помощью мобильного клиента и мобильного приложения для смартфонов. Все это обеспечивает оперативность работы пользователей и их возможности не быть привязанным к компьютеру в корпоративной локальной сети;


  • 1С:ДО легко интегрируется с другими информационными бизнес-системами, часто используется как основа для создания единого IT-пространства компании;


  • Система позволяет по заданному расписанию автоматически формировать отчеты и делать рассылку на заданных пользователей. Отчеты можно хранить в 1С:ДО и иметь в дальнейшем выстроенную аналитику динамики показателей отчетов;


  • В последних релизах поддерживается внутрикорпоративное взаимодействие сотрудников, видеозвонки, обсуждения документов и даже интеллектуальный чат-бот, который может закрывать самые разные вопросы при работе пользователей;


  • Программа поддерживает юридически значимый документооборот (ЭДО) с использованием всех видов электронной подписи. Поддерживает шифрование с помощью ЭП, подписание документов и файлов;


  • Программа обеспечивает взаимодействие с аккредитованными операторами электронного обмена документами (поддерживается работа с технологией ЭДО).


Как итог, мы можем сделать вывод о том, что 1С:ДО — это по-настоящему флагманское решение. Инструмент, который может обеспечить реализацию самых сложных проектов. Это универсальное и в тоже время простое решение для перехода с бумаги на электронный документооборот. В отличие от зарубежных аналогов, к данной системе Вам никогда не ограничат доступ, и все ваши файлы будут находиться в полной безопасности.


Что еще почитать

Концепт дизайн сайта для ХК "Торпедо".

Посмотреть проект
Концепт дизайн сайта для ХК "Торпедо".

Air Sports. Спортивные авиалинии мира

Если клубные автобусы есть почти у всех команд высших лиг различных видов спорта, то собственный лайнер себе может позволить далеко не каждый клуб. В нашем обзоре – эффектные фото самолетов спортивных команд.

Посмотреть проект
Air Sports. Спортивные авиалинии мира

Бегущий человек

Забеги болельщиков на футбольное поле во время матча стали явлением более-менее массовым с развитием телевизионных технологий – по крайней мере, теперь мы узнаем о них все чаще. Кто-то считает этих людей футбольными позерами, но, очевидно, они привносят в спортивные шоу совершенно новые неожиданные повороты. Некоторые из них хочется смотреть снова и снова.

Посмотреть проект
Бегущий человек

Великие фан-противостояния. Пражское дерби

Столицы стран бывшего соцлагеря славятся своими фанатскими движениями. Что Москва, что Белград, что Варшава. Сегодня мы перемещаемся в Прагу, где столкновения болельщиков двух непримиримых соперников – «Спарты» и «Славии» - начались еще больше 100 лет назад.

Посмотреть проект
Великие фан-противостояния. Пражское дерби

Сборные-разборные

Феномен быстровозводимых спортивных сооружений под конкретный турнир или матч постепенно становится нормальным явлением. Переносные конструкции становятся компромиссом для регионов, где интерес к спорту пока недостаточен, или, наоборот, свободных арен на всех временами не хватает.

Посмотреть проект
Сборные-разборные

Великие фан-противостояния. «Old Firm» из Глазго

Уникальность главного шотландского дерби заключается в том, что оно началось задолго до футбольного противостояния «Селтика» и «Рейнджерс». Католики против протестантов, приезжие против коренных – битва двух фанатских лагерей шло и продолжается не только из-за цветов любимых клубов.

Посмотреть проект
Великие фан-противостояния. «Old Firm» из Глазго

Логотип «Джетс»: создано новое лицо «хоккейных» ВВС Канады

В ряду команд НХЛ этим летом произошло пополнение: вместо «Атланты Трешерз» в Лигу вернулся «Виннипег Джетс». Команда уже представила на суд болельщиков новую форму и новый логотип. Выбирать было из чего...

Посмотреть проект
Логотип «Джетс»: создано новое лицо «хоккейных» ВВС Канады

Великие фан-противостояния. «Восточный фронт»: Делие vs Гробари

Великое сербское противостояние. Красно-белые против черно-белых. «Клуб власти» против «Народной команды» - так в разные времена называли, пожалуй, самое горячее дерби Балкан: матчи «Црвены Звезды» против «Партизана».

Посмотреть проект
Великие фан-противостояния. «Восточный фронт»: Делие vs Гробари

Человек, которому футбол заменил семью

Самый знаменитый футбольный болельщик в Испании уже несколько десятков лет колесит по миру со сборной своей страны, зарабатывает на жизнь известностью и предпочел остаться без семьи, чем мучить родных своей неизлечимой тягой к Игре.

Посмотреть проект
Человек, которому футбол заменил семью

Легендарный розовый JUVE

Принято считать, что цвета своей формы «Ювентус» позаимствовал в более продвинутой в футбольном смысле в начале 20 века Англии – например, у «Ньюкасла». На самом же деле итальянские «черно-белые» стали таковыми в результате… ошибки.

Посмотреть проект
Легендарный розовый JUVE

Экономика мини-футбола. Слагаемые успеха МФК «Волга»

Для справки: МФК «Волга»: основана в 2007 году в г.Казань. Обладатель Кубка Татарстана-2010 г., бронзовых медалей чемпионата РТ 2011 г.. Айрат Сахиев признан «лучшим клубным футбольным менеджером в Татарстане в 2010 году»

Посмотреть проект
Экономика мини-футбола. Слагаемые успеха МФК «Волга»

От «Оленей» до «Ракет»: история названий команд НБА

«Как Вы яхту назовете, так она и поплывет». Руководствуясь этим не бесспорным правилом, руководители команд в сильнейших коммерческих лигах мира тщательно подбирают названия для своих детищ. Вашему вниманию опыт НБА в выборе названия команд.

Посмотреть проект
От «Оленей» до «Ракет»: история названий команд НБА

Великие фан-противостояния. Каирское дерби

Это дерби называют едва ли не самым жестоким в мире. А в день его проведения Каир превращается в город-призрак. Вывеска «Аль-Ахли»-«Замалек» долгое время держит пальму первенства по накалу страстей среди всех спортивных действ Северной Африки.

Посмотреть проект
Великие фан-противостояния. Каирское дерби

Группы поддержки команд КХЛ

Редкий зритель мужского пола не взглянет на этих красоток с интересом. Еще бы: полуобнаженные тела и стройные ноги сегодня в цене как никогда. В нашей сегодняшней подборке – группы поддержки или «черлидеры» команд КХЛ. Одна из самых быстроразвивающихся спортивных лиг в мире не экономит на красоте…

Посмотреть проект
Группы поддержки команд КХЛ

Новые технологии приучат зрителя к стадионам

Множество любителей спорта предпочитают наблюдать за матчами не с трибун, а из комфортной зоны собственного дивана и домашнего кинотеатра или спортбара. В условиях климата северных стран это особенно актуально. И в борьбе за такого зрителя спортивные арены начинают использовать технологии, позволяющие болельщику ни в чем себе не отказывать.

Посмотреть проект
Новые технологии приучат зрителя к стадионам

Британский футбольный дизайн. Тенденции десятилетия

Футбольная Британия сегодня задает тон не только на поле, но и за его пределами. Ведущие клубы Премьер-лиги становятся образцами для подражания множества команд по всему миру. В том числе и как законодатели футбольной моды.

Посмотреть проект
Британский футбольный дизайн. Тенденции десятилетия

От «Сибири» до «Реала». Рейтинг популярности команд в России.

«Ротор» и «Зенит», «Кубань» и «Челси» оказались в одном рейтинге популярности футбольных клубов России, составленном исследовательской компанией Nielsen. Здесь представлена почти вся география Евразии: от Лондона до Новосибирска. Вместе с уже практически несуществующими командами сюда попали и ведущие футбольные клубы страны и мира.

Посмотреть проект
От «Сибири» до «Реала». Рейтинг популярности команд в России.

За кого болеть дороже?

Высокая цена формы любимой команды редко останавливает болельщиков перед ее покупкой. Но сколько же стоит одеть семью перед матчем в «фирменные цвета»? Для сравнения мы изучили рынок предложений Англии и России.

Посмотреть проект
За кого болеть дороже?

Модный футбол

Во всем развитом мире футбол считается одним из самый эффективных рекламных носителей: ассоциируясь с какой-либо командой, компании добиваются высокой степени лояльности со стороны миллионов болельщиков. Этим фактом в последние годы активно пользуются и дома моды с мировым именем.

Посмотреть проект
Модный футбол

ЮАР после Мундиаля: пустые трибуны и стадионы-гиганты

Возможно, Россию после Чемпионата мира 2018 года ждет нынешняя футбольная судьба Южноафриканской республики: пустые арены, низкий зрительский и спонсорский интерес к внутреннему первенству, не оправдавшиеся ожидания. Тем не менее в этой развитой по африканским меркам стране не спешат хоронить свой футбол. Ее пример – другим наука.

Посмотреть проект
ЮАР после Мундиаля: пустые трибуны и стадионы-гиганты